Pořadatelé konferencí to nemají jednoduché. Musí se vypořádat s mnoha méně či více náročnými úkoly a především – vybrat správné místo konání akce. Pokud vás zajímá, na co si dát pozor, aby vaše první konference dopadla na výbornou, řiďte se následujícími doporučeními. Připravili jsme pro vás praktického průvodce, který vás výběrem prostorů pro konferenci povede za ručičku.
1) Ujasněte si rozpočet
Nemá smysl plánovat akci, na kterou nemáte finance. Stanovte si proto strop, přes který nepůjdete. Mít jasno v rozpočtu je základ, jinak se zaseknete hned na začátku. Zjištění, že jste překročili budget, a zaplatili přitom jen část položek, je krajně nepříjemné.
2) Zvolte dostupné místo
Vzhledem k tomu, že někteří z hostů dorazí MHD, není od věci vybrat konferenční prostory na dostupném místě. Akce by se měla konat tam, kde se není problém dostat třeba i o víkendu v pozdních hodinách. Zkušení pořadatelé vědí, že „sázkou na jistotu“ je hotel Praha v centru města.
3) Promyslete kapacitu
Jistě máte alespoň přibližnou představu o účasti. Zamyslete se však nad tím, zda budou všichni účastníci potřebovat vlastní stoleček, nebo si vystačí se židlí. Na základě toho budete schopni definovat své představy ohledně kapacity konferenčních prostorů.
4) Zajistěte občerstvení
Lidé se sice na konference nechodí primárně najíst, ale dostatek dobrého občerstvení a voňavé kávy stoprocentně umocní celkový dojem z akce. Když to podceníte, poznáte to v recenzích. A pozor – nezapomeňte ani na vegetariány/vegany a účastníky s alergií na lepek. Svědomitý pořadatel myslí i na takové detaily!
5) Sežeňte potřebné vybavení
Zeptejte se řečníků, jakou techniku budou potřebovat, a postarejte se o to, aby jim nic nechybělo. Ke standardnímu konferenčnímu vybavení patří projektor, plátno, audiotechnika a v neposlední řadě možnost připojení k Wifi.
Co dodat závěrem? Snad jen to, abyste si konferenční prostory osobně prohlédli, nasáli atmosféru, seznámili se s personálem, a až poté se pustili do pořádání.
